Business Operations Coordinator - Stockholm

Vi söker en konsult för rollen som Agenda Manager med ansvar att ge operativt, administrativt och proaktivt planeringsstöd till affärsledning och verksamhetsområde affär. Uppdraget syftar till att skapa struktur, kvalitet och god framförhållning i möten, beslutsprocesser och workshops. Rollen innebär även att tillsammans med ansvarig chef leda verksamhetsplanering samt följa upp affärsplanen. Funktionen är central för att säkerställa att rätt frågor hanteras vid rätt tillfälle och att möten och aktiviteter är väl förberedda, effektiva och möjliga att följa upp. Vi söker en strukturerad och driven person med stark administrativ förmåga, strategisk förståelse och förmåga att arbeta självständigt. Huvudsakliga ansvarsområden

Planera, strukturera och koordinera agendor för möten på lednings- och avdelningsnivå

Säkerställa att möten är väl förberedda med rätt underlag, deltagare och tydliga syften

Stödja ansvarig chef i prioritering, planering, uppföljning och samordning av aktiviteter

Följa upp beslut och åtgärder samt säkerställa dokumentation

Ta fram presentationsmaterial och beslutsunderlag

Bistå i planering och genomförande av workshops, konferenser och andra evenemang

Koordinera interna och externa kontakter kopplat till möten och aktiviteter

Bidra till utveckling av effektiva arbetssätt för mötesstruktur och planering

Kompetenskrav (ska-krav)

Stark administrativ förmåga och vana att arbeta strukturerat

Mycket goda kunskaper i Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel)

Erfarenhet av mötesplanering, kalenderhantering och koordinering av flera parallella aktiviteter

Mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska

Förmåga att arbeta självständigt, ta initiativ och driva arbete i mål

Meriterande erfarenheter (bör-krav)

Erfarenhet av att arbeta nära chef eller ledningsgrupp

Erfarenhet av större möten och framtagning av tillhörande material

Erfarenhet från konsultroll eller liknande stödjande funktion i en kunskapsintensiv organisation

Grundläggande förståelse för beslutsprocesser i större organisationer

Personliga egenskaper

Strukturerad och noggrann med god detaljkänsla

Driven, serviceinriktad och lösningsorienterad

Strategisk förståelse

God samarbetsförmåga och trygg i kontakt med olika roller och nivåer

Flexibel och kapabel att hantera flera uppgifter parallellt

Professionell och prestigelös

Säkerhetsprövning krävs innan uppdragsstarten. Tillträde och ansökan: Startdatum: Maj Uppdragslängd: Till årsskiftet, med möjlighet till förlängning Sista ansökningsdagen: ASAP Ort: Stockholm Kontaktperson: 0790 062 711 Urval och intervjuer sker löpande! Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher. Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.