Administrativ assistent
Företag: Malmö kommun
Kommun: Malmö
Publiceringdatum: 2026-05-18
Omfattning: Heltid
Anställningsform: Vanlig anställning
Varaktighet: Tills vidare
Ref: 20261198
Arbetsuppgifter
Som administratör inom Matchning och bokningssektionen arbetar du med att boka boendeplatser utifrån placeringsunderlag från socialsekreterare. Du ansvarar för att matcha den enskildes behov med rätt boendelösning genom nära dialog med boendeverksamheter och externa leverantörer. I uppdraget ingår även att upprätta placeringsavtal och bokningsbekräftelser.
En stor del av arbetet sker i Excel, fastighetssystem och verksamhetssystemet Lifecare. Rollen innebär daglig kontakt och samverkan med socialsekreterare, boendeverksamheter och andra samarbetspartners, vilket ställer krav på god kommunikation och hög servicekänsla.
I tjänsten ingår även att genomföra regelbundna kvalitetskontroller av de boendeverksamheter som anlitas. Detta sker genom besök på plats för att säkerställa kvalitet och följsamhet i verksamheterna.
Sektionen arbetar i huvudsak med matchning av lägenheter med kontrakt samt matchning och bokning av dygnslägenheter internt och externt, både med och utan stöd, till hemlösa Malmöbor.
Ett utvecklingsarbete där samtliga medarbetare i sektionen ska arbeta med både bokning och matchning av dygnslägenheter och matchning av lägenheter med kontrakt har påbörjats. Utifrån förvaltningens målsättning att erbjuda malmöborna trygga boendelösningar arbetar vi med en förflyttning från dygnsboende till lägenheter med kontrakt.
Verksamheten befinner sig i ständig utveckling och vi fortsätter att ta fram nya arbetssätt för att möta organisationens och Malmöbornas behov.
Kvalifikationer
Vi söker dig som har:
Avslutad gymnasieutbildning
Gedigen yrkeserfarenhet inom administration och service
Mycket god digital vana och erfarenhet av att arbeta i olika datorprogram och system
Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift, då kommunikationen huvudsakligen sker via telefon och e-post
Det är meriterande om du har erfarenhet av:
Arbete med boendebokning
Arbete med kvalitetsuppföljning av boendeplatser
Avrop från ramavtal gällande boendeplatser
Direktupphandling gällande boendeplatser samt kunskap om lagen om offentlig upphandling (LOU)
Arbete inom hemlöshetsområdet och/eller socialt arbete
Myndighetsutövning eller samarbete med myndighetsutövande verksamhet
Arbete i ProCapita/Lifecare
Arbete i fastighetssystem
För att trivas och lyckas i rollen behöver du vara en lagspelare som samarbetar väl både inom den egna gruppen och med andra verksamheter och samarbetspartners. Arbetet kräver att du är strukturerad, noggrann och kvalitetsmedveten i en verksamhet som präglas av förändring och högt tempo.
Du är stabil, flexibel och lösningsorienterad och har förmåga att hantera många parallella arbetsuppgifter. Vidare är du serviceinriktad, relationsskapande och tycker om att ta ansvar – både för ditt eget arbete och för gruppens gemensamma uppdrag.
Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.
Om arbetsplatsen
Matchning och bokningssektionen med 13 medarbetare är en av fem sektioner inom Lägenhetsenheten som har olika uppdrag kopplat till administration, förvaltning och tillsyn av lägenheter och boenden inom avdelningen Stöd och insats.
Sektionen arbetar i huvudsak med matchning av lägenheter med kontrakt samt matchning och bokning av dygnslägenheter internt och externt, både med och utan stöd, till hemlösa Malmöbor. I sektionen arbetar en sektionschef, två utvecklingssamordnare med inriktning dygnsboende samt kontrakt och 11 administratörer.
Hos oss arbetar medarbetare med hög kompetens och stort engagemang för serviceinriktat och administrativt arbete. Vi arbetar aktivt med att skapa en god arbetsmiljö och en kultur som tillåter våra medarbetare att utvecklas. Vi arbetar med att utveckla ett nära ledarskap för att möta framtidens utmaningar och skapa en attraktiv arbetsplats. Hos oss har du bland annat flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterväxling.
Vid Sveriges största arbetsmarknads- och socialförvaltning jobbar cirka 2800 medarbetare varje dag för att stärka Malmöbor. Tillsammans med Malmöborna vill vi öka möjligheterna till egen försörjning, minska hemlöshet, bidra till att barn och unga ska få bra uppväxtvillkor och verka för att nyanlända ska få goda förutsättningar. Det är ett viktigt och roligt arbete, men långt ifrån enkelt. Sök jobb hos oss, du kommer att göra skillnad.
Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.
Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb
Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse
Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.
Innan anställning erbjuds behöver du uppvisa examensbevis från efterfrågad utbildning samt id-handling (pass eller nationellt id-kort).
Jobbannons publicerad från https://arbetsformedlingen.se/platsbanken/.
